一般社団法人在京大分県人会 プライバシーポリシー
個人情報保護方針
一般社団法人在京大分県人会（以下「当法人」といいます。）は、会員相互の親睦を図り、郷里大分県と密接なる連携を保ち、その発展を期するという目的を推進する上で、会員の皆様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識しております。そのため、個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた法人内規定を定め、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、会員の皆様を尊重し、当法人に対する期待と信頼に応えてまいります。
１．個人情報の取得、利用、提供
当法人は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。 当法人は、個人情報を取得する際には利用目的を特定し、当法人ホームページに公表または本人に明示したうえで、目的達成に必要な範囲で取得させていただきます。
２．法令・規範の遵守
当法人は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。
３．個人情報の適切な管理
当法人は、取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。当法人は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人情報の保護のため、役員に対する教育の実施や研修等を行い、さらにシステム面でも個人情報ファイルへのアクセス制限の実施、アクセスログの記録及び外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティ対策の実施等、個人情報の安全管理のための必要かつ適切な措置を講じます。
４．継続的改善
当法人は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全役員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。当法人は、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、適用される法令、規範を遵守するとともに、お客様の個人情報の保護をさらに徹底します。
５．個人情報の利用目的
当法人が事業活動において取り扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。
⑴ 会員情報（個人会員、法人会員、名誉会員情報）
ア 会員の入会審査、会費請求、会費納入管理のため。
イ 会員相互の親睦を深める事業、親睦会、講演会、研修会、展示会等の開催、援助等に関する連絡及び運営のため。
ウ 会報等の発行及び送付のため。
エ 会員名簿の作成及び会員相互の連絡のため。
オ 在京大分県出身者（そのうち特に学生及び青年）の各種支援事業の案内及び実施のため。
カ 大分県各行政機関並びに関連事業団体との連携を円滑に進めるため。
キ その他、当法人の目的達成に必要な事業活動のため。
⑵ お問い合わせ者情報
お問い合わせに回答するため。
⑶ 本人および代理人の情報（開示等請求時）
開示等の求めに回答するため。
⑷ 当法人ウェブサイトの利用者情報
ア 当法人の提供するウェブサービス（ウェブサイト）の利便性向上を図るため。
イ 当法人ウェブサイト利用に関する統計データを作成するため。
ウ お問い合わせへの対応を行うため。
エ その他当法人ウェブサイトに関するお知らせ等、サービスをご利用いただくにあたって、必要に応じて連絡を行うため。
６．個人データの第三者提供について（オプトアウト）
当法人は、個人情報保護法第27条第2項の定めに基づき、個人情報保護委員会に届け出たうえで、次のとおり、当法人の事業活動において、会員の皆様の個人データを第三者の閲覧に供することがあります。ご本人より、当該ご本人を識別できる個人データの第三者への提供の停止を求められた場合は、当該個人データの第三者への提供を停止いたします。
オプトアウトによる個人データの第三者への提供の停止を希望される場合は、「８．個人情報に関するお問い合わせ窓口」までお問い合わせください。
⑴ 第三者提供を行う事業者
- 事業者名：一般社団法人在京大分県人会
- 代表者の氏名：秦 喜秋
- 住所：東京都千代田区平河町2-6-3 都道府県会館4階 大分県東京事務所内
⑵ 第三者への提供の利用目的
ア 会員相互の親睦促進、交流機会の提供のため。
イ 大分県及び大分県各行政機関、関連事業団体との連携強化のため。
ウ 当法人が実施する各種イベント、支援事業の円滑な運営のため。
エ 当法人の目的達成に資する提携団体・法人からの情報提供のため。
⑶ 第三者に提供される個人データの項目
ア 氏名、出身市町村。
⑷ 第三者に提供される個人データの取得方法
入会申込書、イベント参加申込書、当法人へのお問い合わせ、会員との直接のやり取りを通じて取得。
⑸ 第三者への提供方法
ア 紙媒体の会員名簿、電子データ、イベント参加者リスト（紙媒体または電子データ）による提供。
⑹ 本人の求めに応じて個人データの第三者提供を停止する方法
「８．個人情報に関するお問い合わせ窓口」に記載の連絡先へ、電話、電子メールまたは問い合わせフォームを通じてお申し出ください。
⑺ 第三者に提供される個人データの更新方法
当法人が新たに個人情報を取得したとき、または会員ご本人から電話やお問い合わせフォームなどからのお申し出に応じて取得済みの情報を更新いたします。
⑻ 本届出に係る個人データの第三者への提供開始予定日
本届出に係る個人データの第三者への提供開始予定日は、2025年12月8日です。
なお、当法人は、個人データの第三者提供について個人情報保護法に基づき個人情報保護委員会に届出をしております。内容は個人情報保護委員会のホームページ（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/optout/#kouhyou）をご参照ください。
７．開示等の手続について
当法人は、保有個人データに関して、ご本人からの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示）の請求に迅速に対応いたします。希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人、またはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。 開示等のお申し出は、下記の窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当法人所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送、FAX、メール等でお送りいたしますので、記入の上、必要書類を同封し郵送またはメール等にてお申し込みください（送付料は請求者のご負担となります。）。
８．個人情報に関するお問い合わせ窓口
当法人の個人情報の取り扱いについての苦情・相談、お問い合わせは、下記の窓口までお申し出ください。
- 窓口の名称：個人情報問合せ窓口
- 住所：〒100-0014 東京都千代田区平河町2-6-3 都道府県会館4階 大分県東京事務所内
- 連絡先：080-4205-2226
- 電子メール：kenjinkai@po.d-b.ne.jp
９．プライバシーポリシーの改定
当法人は、個人情報の取り扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて本プライバシーポリシーを改定することがあります。改定した場合は、当法人ウェブサイトへの掲載、会報等での告知、または個別の通知をもって速やかに公表いたします。
制定日：2025年12月4日